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O programa 5S é uma ferramenta simples que por obrigação precede qualquer iniciativa de melhoria em uma instituição. O mesmo promove mudanças positivas de comportamento no ambiente, enfatiza o respeito ao próximo e ao local de trabalho e, por outro lado, demonstra também que a instituição se preocupa com seus colaboradores. O programa foi inserido primeiramente no CETOHI (Centro de Tratamento Oncológico e Hematológico Infantil) com previsão de ter sequência na Clinica Médica da Instituição.
O 5S recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Para implantação, o programa requer a execução dos seguintes passos: 1º Passo – Comprometimento da Alta Direção: para dar início ao 5S é importante a participação e o comprometimento da alta direção.
2° Passo – Criação do TIME 5S (e Facilitadores): trata-se da formação de uma equipe de apoio ao projeto, chamado “Time 5S”, este será o responsável pela realização de todas as ações necessárias para a EXECUÇÃO do projeto.
3° Passo – Diagnóstico: o diagnóstico é realizado através de uma VISITA informal, feito pelo “TIME 5S” que deve observar e registrar como o setor esta em relação ao acúmulo de materiais desnecessários para a realização das tarefas, organização e limpeza das unidades. O registro é feito por meio de fotos e filmagem da situação atual, principalmente dos locais considerados críticos.
4° Passo – Disseminação dos conceitos do 5S: o 5S é acima de tudo, um processo educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos seus fundamentos e na sua prática. Esta etapa será realizada simultaneamente com outros passos.
5° Passo – “Dia D”: Este dia é considerado o grande marco da implantação do 5S. É o dia em que todos irão se dedicar exclusivamente a limpeza e organização do setor, seguindo a metodologia do 5S. Nestes dias são aplicados os 3 primeiros sensos.
6° Passo – SENSO DE UTILIZAÇÃO (SEIRI): Representa o senso de utilidade e organização e tem como objetivo retirar objetos desnecessários dos locais de trabalho e reduzir o desperdício.
7° Passo – SENSO DE ORGANIZAÇÃO (SEITON): depois de ficar apenas com o necessário para a execução das tarefas chegou a hora de arrumar tudo. Um arranjo simples que facilite e que permita a realização das tarefas com um mínimo de esforço.
8° Passo – SENSO DE LIMPEZA (SEISON): Após selecionar o que não é útil e organizar os objetos importantes nos lugares adequados, teremos que passar para higienização do local de trabalho, ou seja, o 3º S.
9° Passo – SENSO DE PADRONIZAÇÃO (SEIKETSU): revisar e adequar cota de materiais, insumos e medicamentos (estoque mínimo), padronizar quantidade de materiais nas enfermarias, salas administrativas, posto de enfermagem, copas e etc. Esta etapa será realizada simultaneamente com outros passos.
10° Passo – Evento de celebração e entrega do setor: neste dia será realizada a entrega do setor aos responsáveis, agradecimentos pelo empenho e comprometimento de todos os participantes, apresentação do “antes e depois” e divulgação da auditoria.
11° Passo – SENSO DE AUTODISCIPLINA (SHITSUKE): As auditorias serão sistematizadas. As visitas acontecerão periodicamente (sem data marcada) e concomitantes a outras ações da metodologia 5S. Os auditores vão elaborar um relatório com as não conformidades encontradas e será enviado para o gerente e coordenador do setor para adequações e capacitações necessárias.
12° Passo – Setores destaques: Os setores serão avaliados e poderão ser premiados e/ou certificados conforme desempenho, metas alcançadas, melhorias e boas práticas aplicáveis em outros setores. Este processo esta sendo elaborado e será amplamente divulgado, em breve.
Iza Rocha - Assessoria de Imprensa
Publicado por: Iza Rocha - Assessoria de Comunicação/HRMS